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Digitalisierung

 

Fortan sollten Anträge über ein digitales Formular gestellt und über eine zentrale Plattform von den Förder-Referent:innen bearbeitet werden können. Eine weitere Anforderung war, dass alle im Förderprozess erforderlichen Dokumente, wie Prüfvermerke oder Zuwendungsverträge, über die Plattform generiert werden können. Bereits einige Wochen zuvor hatte ein anderes, deutlich kleineres Projektteam angefangen, erste Prozesse rund um die Einreichung von Förderanträgen für soziokulturelle Einrichtungen in ländlichen Räumen mit CiviCase umzusetzen.

CiviCase ist ein Modul innerhalb der Open-Source-Software CiviCRM, mit dem Fälle und alle dazugehörigen Informationen erfasst, Beziehungen zwischen Personen verwaltet, Aufgaben zugewiesen und Interaktionen zwischen beteiligten Personen protokolliert werden können. Im Zusammenspiel mit den anderen Komponenten von CiviCRM – wie der Kontaktverwaltung – bietet es eine ideale Ausgangslage für die Förderantragsverwaltung oder ähnliche Vorhaben.

Zentrale Verwaltung der Anträge und Monitoring des Projektfortschritts

Durch das neue Förderprogramm für kleinere und mittlere Kultureinrichtungen, das im Frühjahr 2020 startete, nahm der Prozess der Entwicklung eines Förderportals an Fahrt auf. Gut 1.500 Anträge gingen über das digitale Formular ein und sollten schnellstmöglich und den rechtlichen Vorgaben entsprechend bearbeitet werden. Die Herausforderung war nun, gemeinsam mit unserem Dienstleister das Modul CiviCase so anzupassen, dass die Verwaltung der Förderanträge für diese erhebliche Menge von Anträgen funktionierte. Denn nur wenige Monate später folgte ein weiteres Förderprogramm, das wir ebenfalls mit CiviCRM verwalteten.

Jeder Antrag stellte einen Fall dar, den ein:e Förderreferent:in zur Bearbeitung zugewiesen bekam. Diese Person war auch Ansprechpartner:in für die Antragsteller:innen der jeweiligen Kultureinrichtung. Die einzelnen Bearbeitungsschritte im Förderprozess stellten wir durch verschiedene Fallstatus dar, die zudem für das Monitoring des Projektfortschritts insgesamt dienten. Zunächst ging es an die Prüfung der Anträge. Die Förderreferent:innen arbeiteten anhand einer detaillierten Checkliste im Portal die Prüfkriterien ab und erstellten daraus einen Prüfvermerk, der für die Dokumentation der Entscheidung wichtig ist.

Die Zuwendungsverträge selbst generierten wir anhand einer Vorlage, in die zentrale Daten der Antragsteller, wie Adresse, Vertragsnummer und beantragte Maßnahmen, automatisch eingespielt wurden. Auch die Kommunikation mit den Antragsteller:innen dokumentierten wir in jedem Fall. Über die sogenannten Aktivitäten innerhalb der Fälle können Gesprächsnotizen und Begründungen angelegt werden. Zudem sind dort ausgehende E-Mails und erzeugte Dokumente sowie jegliche Änderungen am Datensatz erfasst. Diese zentrale

 
 

 

 

 

Illustration: Cindy Schmid, swinxgrafix 

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