Wenn es um Non-Profit-Organisationen und Kontaktmanagement geht, fällt schnell der Name CiviCRM. Auch der Bundesverband Soziokultur hat sich für diese Software entschieden und nutzt sie für zahlreiche Arbeitsprozesse. Im ersten Teil der Serie zu CiviCRM geht es um klassischen Einsatzfelder wie Mitgliederverwaltung, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsverwaltung und die Erfahrungen, die das Team bei der Digitalisierung seiner Prozesse gemacht hat.

Über 700 Mitglieder, rund 1.700 Abonnent*innen des Verbandsmagazins, 3.000 Newsletter-Empfänger*innen, über 3.700 Förderanträge, ein Dutzend Veranstaltungen pro Jahr – die Mitarbeitenden des Bundesverbandes Soziokultur haben täglich mit einer Vielzahl von Daten zu tun. Seit Anfang des Jahres 2020 nutzt der Verband zur Verwaltung dieser Daten und zum Management der dazugehörigen Prozesse die Freie Open Source Software CiviCRM.

Daten und Beziehungen besser managen

Der Bundesverband Soziokultur e.V. engagiert sich als Dach- und Fachverband für die Interessen soziokultureller Zentren. Unsere Mitglieder sind 15 Landesverbände, in denen über 700 soziokulturelle Zentren und Initiativen organisiert sind. Neben der Verbandsarbeit setzen derzeit mehrere Projektteams Förderprogramme für die Soziokultur um. Daher ist die Zahl der Mitarbeitenden in den letzten Jahren stark angewachsen.

Um die Förderprogramme und die Mitgliederdaten effizienter verwalten zu können und auch der Öffentlichkeitsarbeit neuen Schwung zu verleihen, wurde ein CRM nötig.

Die Auswahl des CRMs

Die Wahl von CiviCRM beruhte auf der Empfehlung einer Agentur, die wir zu dieser Zeit für andere Dienstleistungen in Anspruch nahmen. Da CiviCRM explizit für Non-Profit-Organisationen, Verbände und Stiftungen entwickelt wurde, nach den eigenen Bedürfnissen individuell anpassbar ist und einfach über den Webbrowser ortsunabhängig benutzt wird, schien es die geeignete Wahl zu sein. Zudem setzt CiviCRM auf dem Content-Management-System WordPress auf, das wir auch für unsere Website verwenden.

Eine gute Beratung ist Gold wert

Die Implementierung hat ein Dienstleister übernommen, der uns auch heute noch berät beim Support unterstützt und Anpassungen programmiert. Er hat viel Erfahrung in der Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen und kennt die besonderen Herausforderungen unter denen Vereine arbeiten. Mit den Mitarbeiter*innen des Dienstleisters haben wir in den letzten Jahren in vielen Videocalls unsere Arbeitsprozesse und technische Lösungen zu ihrer Optimierung so lange gedreht und gewendet, bis wir am Ende ein für uns gutes Ergebnis hatten.

Mitgliederverwaltung und Datenvisualisierung

Herzstück unseres CiviCRM sind die Daten unserer Mitglieder. Wir erfassen etwa, wann diese im Landes- und Bundesverband beigetreten sind, an welche Adresse das Verbandsmagazin geschickt wird und monitoren mitgliedschaftsspezifische Prozesse.

Ein aktuelles Projekt ist beispielsweise die Umsetzung der Berechnung der Mitgliedsbeiträge mit CiviCRM, die wir über ein Formular umsetzen möchten, um nicht wieder zahllose E-Mails hin- und herschicken zu müssen.

Doch nicht nur in der Datenverwaltung kommt CiviCRM bei uns zum Einsatz, sondern auch in der Visualisierung von Mitgliederdaten für die Öffentlichkeit. Eine bessere Sichtbarkeit und zentrale Auffindbarkeit von soziokulturellen Zentren und Initiativen, das ist schon seit langem ein Herzenswunsch des Verbandes. Über Plugins sind nun all unsere Mitgliedseinrichtungen auf einer Karte und in einer Tabelle dargestellt, die nach verschiedenen Kriterien filterbar ist. Jedes Mal, wenn in der Datenbank eine Adresse aktualisiert wird oder ein neues Mitglied hinzukommt, ist die Information direkt auf der Website zu sehen, da die Daten über eine Programmierschnittstelle bereitgestellt werden.

Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und Wirkungsmessung

Nicht zuletzt unterstützt CiviCRM klassische Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit. Mit Rundschreiben können wir unsere verschiedenen Gruppen über eine personalisierte Anrede erreichen. Bei jedem Kontaktdatensatz ist hinterlegt, welche Nachrichten die Person erhalten hat und welchen Newsletter sie erhält oder abbestellt hat. Arten von Beziehungen lassen sich individuell konfigurieren und auch Dokumente beim Kontakt hinterlegen. Seit diesem Jahr versenden wir auch unseren Newsletter mit CiviCRM. Diesen erstellen wir mit Mosaico. Das ist eine Erweiterung, die es ermöglicht, aus einer Vorlage per Drag and Drop Newsletter zu erstellen.

Mit einem CRM ist eine datenbasierte Auswertung der Kommunikation einfach möglich. Über automatisch erstellte Berichte ist nachvollziehbar, wie häufig eine Pressemitteilung aufgerufen wurde oder welche Links wie oft angeklickt wurden. Über größere Zeiträume können Bericht nach verschiedenen Kriterien erstellt werden, um regelmäßig zu überprüfen, wie erfolgreich die Aktivitäten der Öffentlichkeitsarbeit sind.

Schlankere Prozesse mit einer zentralen Veranstaltungsverwaltung

Seit einigen Monaten organisieren wir über CiviCRM nun auch unsere Veranstaltungen – Mitgliederversammlungen, Online-Workshops in den Förderprogrammen, Info-Veranstaltungen für die Mitglieder oder Seminare, in denen wir Aufsicht führende Personen für Veranstaltungen weiterbilden. Die zentrale Verwaltung dieser Daten hat viele Vorteile: Anmeldungen verschwinden nicht in individuellen E-Mail-Postfächern und alle Kolleg*innen können in Echtzeit sehen, welche Veranstaltung wie gut ausgelastet ist oder zum Beispiel noch einmal beworben werden sollte.

Unser Verband veranstaltet Seminare zur Veranstaltungssicherheit, deren Teilnahme zertifiziert wird. Kürzlich haben wir die Erstellung und Versendung der Zertifikate automatisiert. Dies spart dem Verbandsmanagement Unmengen an Arbeit. Das alte Vorgehen erforderte, dass aus Listen Namen in Serienbriefe kopiert werden mussten, die dann ausgedruckt und postalisch versendet wurden. Heute klicken wir alle Teilnehmer*innen an, die ein Seminar besucht haben und lösen mit wenigen Klicks aus, dass die Zertifikate erstellt und an die hinterlegten E-Mailadressen versendet werden.

Was wir gelernt haben

Lesson Learned I: Die Einführung eines CRMs ist zugleich Organisationsentwicklung

Wichtig bei der Digitalisierung von bestehenden Prozessen ist, dass alle Beteiligten frühzeitig mit an Bord genommen werden. Um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, müssen sie zunächst in kleinste Schritte zerlegt werden: Welcher Infotext zur Veranstaltung soll wo angezeigt werden? Bis wann soll eine Anmeldung möglich sein? Welche Informationen aus dem Anmeldeformular benötigt das Verbandsmanagement, welche die Buchhaltung und welche die Leitung des Workshops in Übersichten? Welche Teilnehmer*innen-Status verwenden wir für die einzelnen Prozessschritte? Nicht selten werden dabei bestehende Arbeitsprozesse überdacht und neu gestaltet und die Umsetzung dauert länger als geplant.

Lesson Learned II: Eine sorgfältige Datenpflege und Dokumentation ist unerlässlich

Da in unserem CiviCRM viele Daten zusammenhängen, ist eine genaue Datenpflege unabdingbar. Es sollten klare Regeln zur Benennung eingeführt und auf deren Umsetzung geachtet werden. Kontaktgruppen müssen so benannt und beschrieben werden, dass auch die Kolleg*innen die gewünschte Information auffinden. Im Laufe der Zeit sammeln sich viele Daten an, die ab und an aufgeräumt werden müssen. Doppelte Kontakte müssen bereinigt werden, Datenbankleichen identifiziert und gelöscht werden, um das System aktuell zu halten. Im Prinzip ist CiviCRM wie eine WG, in der die Kolleg*innen zusammen wohnen und ab und an aufräumen müssen, damit kein Chaos entsteht.

Eine gute Dokumentation ist ebenfalls zentral. Zum einen beschreiben wir auf der jeweiligen Oberfläche, wie Prozesse funktionieren, etwa wie Informationen zur Erstellung von Rechnungen für Magazinabonnements gefiltert werden oder wie eine Übersicht für die Anmeldung bei der GEMA exportiert werden kann. Zum anderen ist eine Übersicht über die Arbeitsprozesse in einem Wiki sinnvoll, die dann auf die konkrete Funktion des CRM verweist.

Fazit: Die Reise ist herausfordernd, aber lohnenswert

Obwohl wir bereits seit einigen Jahren mit CiviCRM arbeiten, gibt es noch viele Möglichkeiten der Nutzung, die wir noch nicht ausgeschöpft haben. Die Möglichkeiten, sind schier unendlich, denn die Software wird stetig weiterentwickelt. Dies macht es oft auch nicht einfach. Deswegen es gut ist, sich mit mit anderen auszutauschen, die an ähnlichen Fragen arbeiten.

Ein CRM ist ein komplexes System. Bevor sich eine Organisation für eines entscheidet, ist es gut, sich über die konkreten Anforderungen klar zu werden, die man an die Software hat. Sofern es keine personell gut ausgestattete IT-Abteilung gibt, ist es sinnvoll, einen Dienstleister heranzuziehen. Da CiviCRM speziell für zivilgesellschaftliche Organisationen entwickelt wurde, sind die Dienstleister*innen oft bereits mit ähnlichen Use Cases vertraut. Die Einführung und individuelle Anpassung eines CRMs ist eine zeitintensive Angelegenheit, bei der nicht nur die technische Seite bedacht werden sollte, sondern auch ein Auseinandersetzen mit den eigenen Strukturen notwendig ist. Für unseren Verband hat sich die Einführung von CiviCRM definitiv gelohnt und wir sind froh, uns auf dieses Abenteuer eingelassen zu haben.

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Ende November 2022 ging ChatGPT, ein textbasiertes Dialogsystem, ans Netz. Seitdem ist das Thema Künstliche Intelligenz allgegenwärtig. Durch maschinelles Lernen und künstliche Sprachverarbeitung wird der Chatbot zu einem Gesprächspartner, der Antworten auf Wissensfragen gibt, Texte schreibt oder Apps programmiert. Die Reaktionen reichen von Begeisterung über Datenschutzbedenken bis hin zu Unbehagen. Denn es ist unklar, auf welcher konkreten Basis Antworten generiert werden.

ChatGPT stellt die Gesellschaft und Politik nicht nur vor rechtliche und ethische Herausforderungen, sondern auch vor energetische. Denn KI-Anwendungen erfordern eine enorme Rechenleistung. Damit wird einmal mehr die Frage relevant, wie angesichts der Klimakrise dem steigenden Energie- und Ressourcenbedarf digitaler Lösungen begegnet wird. Und wer dabei die Stoßrichtung vorgibt.

„Nachhaltig by design“

Im März 2023 fand der digitalpolitische Kongress der Bundestagsfraktion der Grünen unter dem Titel „Nachhaltig by design – für eine klimaneutrale digitale Zukunft“ statt. Dabei ging es zum einen um Strategien der Reduktion des Energie- und Ressourcenverbrauchs bei Hard- und Software. Zum anderen waren digitale Lösungen im Kampf gegen die Erderwärmung Thema. Zur Diskussion eingeladen waren Vertreter*innen aus Politik, Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft. Zum Auftakt gab der Klimaforscher Dr. Mojib Latif zu bedenken, dass das Internet, wäre es ein Land, den sechstgrößten Energieverbrauch weltweit hat. Zugleich zeigte er Möglichkeiten auf, wie Digitalisierung beispielweise im Gebäudesektor hilft, Energie einzusparen.

Zehn Workshops widmeten sich zahlreichen Facetten digitaler Nachhaltigkeit. Ein für Vereine wichtiges Thema ist die Langlebigkeit von Geräten, die nicht nur von der Hardware abhängt. Häufig verhindern Software, zu kurzer Support und Gehäuse selbstständige Reparaturen. Die Diskutanten stellten fest, dass Software Bestandteil einer nachhaltigen Produktpolitik sein muss. Zudem soll bereits bei der Programmierung auf Effizienz und Langlebigkeit geachtet werden. Gestärkt wurde der im Koalitionsvertrag festgehaltene Anspruch, bei Auftragsvergaben vermehrt auf Open-Source-Software zu setzen. Durch offene Codes kann man die Energieeffizienz besser prüfen, vermeidet Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern und kann Wissen über nachhaltige Software teilen.

Digitales Nachhaltigkeitsgesetz gefordert

Ein zentrales Ergebnis des Kongresses ist: Es braucht ein digitales Nachhaltigkeitsgesetz, um Maßnahmen zur nachhaltigen Ausgestaltung von Digitalisierung sowie die Unterstützung der Klimaziele durch Digitalisierung zu koordinieren. Dadurch könnten Daten über den Energie- und Ressourcenverbrauch digitaler Infrastrukturen einheitlich erfasst werden. Diese fehlen aktuell häufig, um zum Beispiel den Energieverbrauch von Software vergleichen zu können und Umweltauswirkungen von KI-Anwendungen zu bestimmen.

Zunächst soll das Klimaschutzgesetz, das eine Reduktion von CO₂-Emissionen vorsieht, um digitale Aspekte ergänzt werden. Daran anschließend ist ein digitales Nachhaltigkeitsgesetz geplant, das die Sustainable Development Goals der Vereinten Nationen aufgreift, auch soziale Aspekte miteinbezieht und Digitalisierung als Querschnittsaufgabe gestaltet. Umweltministerin Steffi Lemke betonte zudem, dass für eine gemeinwohlorientierte Digitalisierung die Mitgestaltung durch die Zivilgesellschaft unerlässlich sei. Ein Beispiel sei die ressortübergreifende Initiative „Civic Coding ‒ Innovationsnetz KI für das Gemeinwohl“, die Projekte fördert, die KI für das Gemeinwohl entwickeln.

„100xDigital Community Convention 2023 – Das Netzwerk-Event für Digitalisierung im Ehrenamt”

Die gemeinwohlorientierte Mitgestaltung der Digitalisierung hat sich in letzten Jahren zu einem zentralen Thema zivilgesellschaftlichen Engagements entwickelt. Das zeigte auch die „Community Convention“ des Programms „100xDigital“ der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) im März 2023. Die Veranstaltung bot Vereinen nicht nur die Möglichkeit zur Vernetzung, sondern regte durch ein Rahmenprogramm Debatten über Digitalisierung im Ehrenamt an.

Zahlreiche Organisationen, die für Engagierte Angebote zu Themen wie Datenkompetenz, digitale Bildung, Teilhabe, digitale Zivilcourage, Nachhaltigkeit, Open-Source-Software und Professionalisierung der Vereinsarbeit anbieten, stellten ihre Arbeit vor Ort vor. Im Fokus stand dabei nicht nur die Nutzung digitaler Tools oder ein bloßes Reagieren auf technologische Entwicklungen. Sondern es ging auch um den Anspruch, die Rahmenbedingungen von Digitalisierung mitzugestalten und dies nicht bloß der Politik und gewinnorientierten Unternehmen zu überlassen.

Von der Not-Digitalisierung zur Mitgestaltung des digitalen Wandels

Katarina Peranić, Vorständin der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt, sieht diese veränderte Mentalität auch bei den Anträgen des Programms „100xDigital“. Während zu Beginn der Pandemie schnell gehandelt werden musste und oft auf bekannte proprietäre Lösungen gesetzt wurde, wird mittlerweile verstärkt darauf geachtet, dass die Werte der Anbieter von Software den eigenen Werten entsprechen.

Alternative Modelle jenseits der Big-Tech-Firmen, die sich auf die Bedarfe kleinerer Vereine konzentrieren, gibt es bereits. Die Genossenschaft WeChange bietet eine Plattform an, die sich über ein solidarisches Preismodell finanziert. Die Software wird auf Servern gehostet, die mit erneuerbaren Energien betrieben werden. Die auf Open-Source-Software basierende Plattform ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten, das Abhalten von Videokonferenzen. Sie bündelt einen Messenger, eine Cloud und die Möglichkeit, sich mit anderen zu vernetzen. Die Nutzerdaten werden nicht zu Werbezwecken verwendet oder an Dritte weitergegeben.

Nur mit der Zivilgesellschaft

Um solche Modelle zu etablieren, braucht es politische Rahmenbedingungen, die langfristig den Betrieb einer digitalen Infrastruktur fördern, welche gemeinwohlorientiert ist und nachhaltig agiert. Katarina Peranić diskutierte dazu mit Tabea Rößner, Vorsitzende des Digitalausschusses im Bundestag und Mitinitiatorin von „Nachhaltig by design“. Einig waren sich beide, dass mehr Kollaboration zwischen Staat und Zivilgesellschaft erfolgen muss und wir unsere „Kollaborationsmuskeln“ trainieren müssen.

Die „Community Convention“ der DSEE machte genau dafür Mut. Sie hat gezeigt, dass die Digitalisierung nicht ohne die Zivilgesellschaft stattfinden darf! Nur mit ihr kann sie nachhaltig, gemeinwohlorientiert und gesellschaftsstärkend gestaltet werden. Wichtig ist, eben diese Beteiligung einzufordern, Angebote zu bündeln und digitales Engagement in der Fläche sichtbarer zu machen.

Dieser Beitrag ist erschienen in der SOZIOkultur 2/2023 Audio